La Factura Electrónica obligatoria para PYMES y Autónomos

Por un lado, la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como “Ley Crea y Crece”, pensada para agilizar los trámites de creación de empresas, introdujo también la implementación de la Factura electrónica, con el fin de digitalizarla.
Por otro lado, Hacienda aprobó el Real Decreto por el que se desarrolla la Ley de 2021 para prevenir y evitar el fraude fiscal, que incluye otra medida: las compañías que facturen menos de 6 millones de euros remitan a Hacienda de manera instantánea sus facturas.

Pero ¿qué se entiende por Factura electrónica?

Documento (archivo) emitido en formato electrónico, con los mismos efectos que la factura convencional en papel y cuyo formato electrónico deberá ser el siguiente:
Factura electrónica B2B: se usa para transacciones comerciales entre empresas.
Factura electrónica B2C: se utiliza en las transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final.
Factura con organismos públicos: se usa en transacciones con las Administraciones.
El Reglamento RD 1007/2023 regula los requisitos de los sistemas informáticos y electrónicos de facturación.

¿Cuándo entra en vigor?

La ley se aprobó en septiembre de 2022 y entró en vigor el 19 de octubre del mismo año, pero en lo que compete a las facturas electrónicas aún no hay una fecha de implementación. En marzo de 2023 salió a consulta pública y aún no ha comenzado a correr el plazo.
Según su facturación los plazos serán:

• Empresas con más de 8 millones de facturación:   1 año tras la publicación de la Ley
• Empresas con menos de 8 millones de facturación:  2 años tras la publicación de la Ley
• Empresas con menos de 6 millones de facturación: +3 años para comunicar los estados de las facturas y +4 años para comunicar el pago para profesionales 
• El uso de la factura electrónica ya es obligatorio para algunos autónomos y compañías desde el año 2015 que trabajen con cualquier organismo público (según forma jurídica del proveedor e importe de la factura).

¿Quién estará obligado a la Factura electrónica?

Todas las empresas y autónomos. Para mejorar la competitividad empresarial, promover la digitalización, acabar con la morosidad y fraude fiscal.
En cuanto a los autónomos personas físicas, tendrán la excepción de no tener que emitir factura electrónica cuando trabajen con la Administración.

Entonces ¿cuál será el Procedimiento?

• En primer lugar, tanto empresas como autónomos, deberán olvidarse del papel, como mínimo en las facturas.
• Implementar un sistema informático de registro y emisión de facturas electrónicas. Hacienda ofrecerá uno para empresas o autónomos que emitan hasta 100 facturas al año.
• Los sistemas de facturación deberán garantizar la integridad, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación:
• Facilitar a los destinatarios el acceso a los destinatarios la visualización de las facturas sin necesidad de imprimir
• También mantener ese acceso a la factura durante 4 años
• Que las empresas tengan sistemas que puedan operar entre ellas
• Que las facturas tengan un código QR
• Los sistemas informáticos de facturación tendrán de forma obligatoria una declaración responsable en la que quede constancia de quién la ha expedido de manera válida y legal
• Los registros de facturación deben incluir la fecha de expedición de la factura, junto con la huella del registro (hash) como elemento de seguridad.

Y las consecuencias de no implantarlo…

Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa.
Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000 euros.
La cuantía de las sanciones se aplicaría dependiendo del número de personas afectadas por la infracción o la continuidad o persistencia de dicha conducta infractora.

Mercedes Acuña

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