¿Puede la empresa acceder al correo electrónico del trabajador?

Es habitual, que en muchas compañías o administraciones públicas, los trabajadores dispongan de correo corporativo facilitado por la empresa.

En ocasiones la  dirección de la empresa, o los superiores jerárquicos deciden acceder, sin consentimiento del trabajador, al contenido del mismo, cuando detectan alguna irregularidad en la prestación del trabajo.

Es frecuente, además, que se acceda al mismo para conocer su contenido y posteriormente  actuar disciplinariamente.

¿Puede la Dirección de la empresa acceder al e-mail corporativo de sus empleados?

Todo ello dependerá de la casuística, y de las diversas situaciones, motivos,  y circunstancias que se produzcan.

Cada caso, requerirá un análisis y una ponderación de los derechos e intereses de ambas partes. Por ejemplo, es distinto que:

1.- La empresa sin consentimiento del empleado, accede al correo electrónico, a través de un tercero, realiza además una pericial informática de su contenido, y procede al despido del trabajador, según la información encontrada.

2.- Un compañero del trabajador accede al e-mail de éste mientras se encuentra en situación de incapacidad temporal, por ser necesario para la gestión diaria y ordinaria del trabajador, encuentra casualmente una información y la pone en conocimiento de la empresa, que procede a sancionar al trabajador.

¿Qué dice la normativa actual?

El artículo 20.3 del Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, del Estatuto de los Trabajadores, recoge que:

“El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana (…)”.

Con carácter general, el empleador, si tiene sospechas de que el trabajador está utilizando el e-mail corporativo, o la computadora o equipo de la empresa, para actividades diferentes a las laborales, que además pudieran entrar en concurrencia con la actividad de la empresa, PUEDE acceder al correo electrónico del trabajador.

Tal prerrogativa también pudiera estar justificada en orden a la verificación de la calidad del trabajo.

Sin embargo, se han de cumplir una serie de requisitos inexcusables para que dicho acceso sea válido.

1. Que se hubiera advertido en concreto, o previamente de la prohibición de uso de los medios de la empresa para fines distintos a la actividad empresarial.

2.- Que se haya informado además al empleado, de que va a existir ese control y los medios que se aplicarán para        realizarlo.

En ausencia de estos requisitos, la empresa no puede revisar el correo electrónico de sus empleados pues vulneración el derecho fundamental a su intimidad. (artículo 18 CE).

¿Qué sucede si la empresa incumple los anteriores requisitos?

Si la empresa no ha informado a los empleados, que no pueden utilizar los medios proporcionados por la empresa para otros fines, y de que exista la posibilidad de verificación del e-mail, el uso de la información obtenida a efectos disciplinarios sería ilícito o inválido.

La reciente sentencia de fecha 5 de Septiembre de 2017 (caso Barbulescu) de la Gran Sala del Tribunal Europeo de Derechos Humanos analizó precisamente la legalidad de la revisión de un correo electrónico que finalizó  mediante un despido disciplinario, concluyendo la ilegalidad del mismo por falta de los anteriores requisitos.

¿Qué deben hacer las empresas para actuar correctamente?

Lo más coherente por parte de las compañía, es que bien en el contrato de trabajo, bien en un acuerdo o pacto posterior, sino se incluyó inicialmente, introduzca una cláusula contractual, advirtiendo sobre el uso de los medios para fines ajenos, y la expresión de los controles que pudiera realizar la empresa

De esa manera la prueba obtenida podría ser utilizada en un hipotético procedimiento por despido o sanción, siendo totalmente lícita.