El registro de jornada: obligatorio digital desde 2025

Es común que cada nuevo ejercicio lleve consigo novedades legislativas, lo que resulta en nuevas obligaciones para empresa y trabajadores.

Los Antecedentes…

En este caso, volvemos con el Registro Horario de los empleados y, digo volvemos porque en relación a este tema se han ido aplicando diferentes criterios. El art. 34 del Estatuto de los Trabajadores establecía la necesidad de llevar un Registro de la Jornada efectiva de los trabajadores y, en una primera instancia Inspección de Trabajo tomó el criterio de que esta obligatoriedad era solo para los trabajadores con jornadas a tiempo parcial.

Posteriormente, el artículo 10 del Real Decreto Ley 8/2019 modificó el artículo 34, del Estatuto de los Trabajadores: 

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo (…)”

Por tanto, la obligación del registro de la jornada, que ya existía previamente para las personas trabajadoras a tiempo parcial, se extendió a todas las personas empleadas.

Esta medida tiene como objetivo combatir el fraude laboral, dado que es común que algunas empresas no registren adecuadamente las horas extras de sus empleados y para reforzar el cumplimiento, el Ministerio de Trabajo ha propuesto que la Inspección tenga acceso remoto a los registros de jornada de las empresas.

Obligación de las Empresas

La obligación de registrar la jornada entró en vigor en 2019, pero a día de hoy hay empresas que o realizan incorrectamente ese control o ni lo realizan.

Si bien no había un modelo concreto, si se especificaba que debía contener ese control horario:

• Incluir la hora de inicio y la hora de fin de la jornada, probar el tiempo efectivo de trabajo.
• Conservar los registros de la jornada durante, al menos, cuatro años.
• Mantener un registro horario claro y preciso.
• Respetar el descanso diario y semanal de las personas trabajadoras.
• Incluir el control de la jornada laboral de los empleados en modalidad de teletrabajo.

Y en 2025, un paso más: El Registro debe ser digital

En 2023, Inspección de Trabajo intensificó su vigilancia sobre el cumplimiento del registro horario en las empresas con aproximadamente unos 35.5000 procedimientos realizados.

Este enfoque riguroso ha continuado en 2024, especialmente en el contexto de la posible reducción de la jornada laboral prevista a 37,5 horas semanales.

Continuando Inspección de Trabajo con su objetivo de fortalecer la supervisión del registro de las jornadas, el Ministerio de Trabajo ha propuesto que Inspección pueda acceder de forma remota a los registros horarios. Lo que implica:

• Registro Electrónico. Se deberá implementar un programa digital para el control de las horas trabajadas, eliminando el registro en papel.
• Acceso remoto. La Inspección de Trabajo podría acceder de manera instantánea y a distancia a los registros, evitando la necesidad de visitas presenciales.

Por tanto, tienes hasta fin de 2024 para adaptar tu sistema de Control Horario a la forma electrónica si aún estabas llevando el registro en papel. 

Consecuencias del incumplimiento

El ordenamiento jurídico en el orden Social, tipifica los incumplimientos laborales de la siguiente manera:

• Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, art. 7, lo considera infracción GRAVE. Cuya multa oscilará entre 751 a 7.500 euros, según gravedad.

En estudio si está multa se incrementa hasta los 10.000€. Y no por empresa infractora sino por trabajador que no se esté registrando.

• Las compañías que no registren el horario de sus trabajadores, Inspección de Trabajo considera que el empleado realiza jornada completa por defecto (aunque el empleado realice jornada a tiempo parcial) puesto que no hay registro que demuestre esa jornada parcial. Lo que implica, pagar diferencias salariales y de cotización, según sentencia 651/2023 de 6 de febrero 2023, rec. 1560/2022 del Tribunal Superior de Justicia de Galicia.

• La Empresa puede obligar a registrar los descansos, pausas para desayunos, fumar, café… que el empleado realice durante su jornada según avala el Tribunal Supremo.

• El trabajador no puede negarse a realizar su Registro de Jornada, puesto que se tipifica como incumplimiento laboral y la empresa tendrá potestad de sancionar como cualquier otro incumplimiento laboral.

Ponte en marcha, si aún no lo has hecho y adapta tu sistema de control horario a sistema electrónico, hay en el mercado soluciones incluso gratuitas que te resolverán esta novedad de gestión de tus empleados, ya que hay Campaña de Inspección de Trabajo en marcha y las sanciones y consecuencias para la Empresa son elevadas.

Mercedes Acuña

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